DOMAIN SISTEM INFORMASI KESEHATAN

ARTIKEL 4

A. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DOKUMEN

Manajemen dokumen merupakan suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak satu kepada pihak lainnya. Adapun manfaatnya adalah: sebagai bahan pengambilan keputusan, sebagai memori suatu organisasi, sebagai referensi sejarah suatu organisasi, mengurangi resiko teknis dan biaya, meningkatkan efisiensi dan proses kinerja organisasi, serta meningkatkan proses pengendalian yang lebih baik.

Sistem informasi manajemen dokumen atau bisa juga di sebut E-Office Document (Dokumen Elektronik Kantor), atau bisa juga ditingkatkan menjadi sistem informasi manajemen arsip yang terintegrasi dengan rak penyimpanan kearsipan. Sistem ini dapat dijadikan solusi terbaik membangun informasi dan manajemen dokumen dari permasalahan yang timbul karena menumpuknya dokumen.

Sistem informasi manajemen dokumen yang akan dibahas adalah sistem informasi manajemen dokumen elektronik, yaitu suatu sistem aplikasi pengelolaan dokumen hardcopy (dalam bentuk laporan paper based) yang sudah diubah ke dalam format digital ataupun softcopy berupa file tipe doc, ppt, xls, 3gp, avi, mkv, dll, kemudian diupload ke dalam software tertentu. Dokumen yang sudah diupload tersebut kemudian dapat diakses, dicari, ditampilkan, maupun didistribusikan oleh pengguna dokumen melalui sistem ini.

Dengan penerapan sistem menajemen dokumen elektronik ini diharapkan dapat:

1. Terciptanya pengelolaan dokumen yang lebih baik

2. Adanya penyimpanan salinan fisik file dokumen ke dalam media elektronik

3. Menjaga keamanan dari informasi yang terkandung dalam dokumen dari bahaya yang tidak diinginkan, seperti: kebakaran, banjir, kehilangan dokumen, dll.

4. Sebagai sarana untuk mempercepat proses pencarian dokumen yang dilakukan secra elektronik

5. Mempercepat penemuan fisik dokumen dengan menentukan/memasukkan informasi lokasi penyimpanan dokumen (dapat dikembangkan dengan menggunakan barcode)

6. Dokumen fisik akan terjaga kelestariannya karena penggunaannya semakin jarang digunakan

7. Sistem selanjutnya dapat dikembangkan dengan pemanfatan dan pengelolaan dokumen dengan akses melalui internet

Karakteristik sistem manajemen dokumen elektronik adalah sebagai berikut:

1. Capture. Capture merupakan hal penting bagi catatan dan dokumen elektronik untuk pengarsipan, retrieval dan disrtibusi sebagai solusi dokumen menajemen. Dokumen imaging dan platform management menyediakan dasar scanning, batch proses dan import dokumen elektronik. Kemajuan yang utama dalam teknologi scan emmbuat dokumen dikonversi secara cepat, murah dan gampang. Proses scan yang baik akan meletakkan kertas menjadi file komputer dengan mudah.

2. Storage. Sistem penyimpanan dokumen yang dapat dilakukan dalam jangka waktu panjang dan relatif aman serta penyimpanan dokumen yang mengakomodasi perubahan dokumen, volume yang bertambah dan mempercepat teknologi.

3. Index. Sistem index yang menciptakan suatu sistem pengarsipan secara terorganisisr yang dapat ditampilkan kembali secara efisien dan mudah. Suatu sistem index yang baik akan membuat prosedur yang berjalan dan lebih efektif.

4. Retrieval. Sistem perolehan kembali menggunakan informasi dokumen yang mencakup teks, index dan gambar ke dalam sistem. Suatu sistem perolehan kembali yang baik akan membuat pencarian dokumen dengan sepat dan mudah.

5. Access. Suatu sistem akses yang baik akan membuat hak akses secara personal apakah berada di kantor atau dapat melalui internet secara flesibilitas untuk mengendalikan akses sistem.

6. Proses. Kerja sistem manajemen dokumen elektronik ini nanti ya dilakukan sendiri oleh pihak yang terkait.

Beberapa keuntungan dari sistem manajemen dokumen elektronik adalah sebagai berikut:

1. Mempunyai tingkat kecepatan pencarian dokumen yang tinggi.

2. Tingkat ketepatan yang tinggi, karena menggunakan sistem indeks, pencatatan tempat penyimpanan secara fisik dan mempunyai dokumen bayangan dalam bentuk CD-ROM.

3. Mendukung pengelolaan dokumen. Dokumen elektronik dapat juga mengelola dokumen dalam bentuk audio, video, maupun berbagai jenis gambar seperti photo, poster, peta, dll.

4. Tingkat keamanan yang tinggi. Sistem ini terproteksi dengan adanya password, dan mempunyai salinan data (backup) yang disimpan dalam lokasi atau media berbeda.

5. Selain keuntungan di atas, sistem ini juga dapat membantu agar penyimpanan dokumen disimpan dalam media CD-R, DVD, serta media lainnya. Sangat baik untuk mengatur dokumen dalam jumlah besar dan dapat memudahkan untuk malakukan indeks, penyimpanan, pencarian, penampilan di layar, mencetak dan mengirimkan melalui email.

B. SISTEM INFORMASI REKAM MEDIS ELETRONIK

1. Definisi

Kemajuan teknologi informasi dimanfaatkan oleh manajemen rumah sakit untuk pengembangan sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS) yang terintegrasi. Tujuan utama SIMRS adalah efisiensi dan kecepatan pelayanan serta untuk pengambilan keputusan direksi, baik menyangkut keputusan terhadap masalah logistik, administrasi dan keuangan. Kemajuan ini telah melahirkan paradigma baru dalam manajemen informasi kesehatan termasuk didalamnya manajemen rekam medis elektronik (digital) yang telah merubah pola pikir dan pola tindak para praktisi profesi rekam medis, para ahli manajemen informasi kesehatan, para praktisi hukum dan para arsiparis (profesi kearsipan).

Perubahan ini juga telah diikuti dengan penyesuaian dalam peraturan perundang-undangan, dimana Permenkes No. 749 a tahun 1989 tentang rekam medis belum menyinggung mengenai rekam medis elektronik sedangkan Permenkes tentang rekam medis yang baru yaitu Permenkes No. 269 tahun 2008 telah terdapat aturan rekam medis elektronik. Dengan demikian Permenkes No. 269 tahun 2008 tentang rekam medis ini menjadi dasar hukum penerapan rekam medis elektronik di Indonesia.

Rekam medis elektronik adalah setiap catatan, pernyataan, maupun interpretasi yang dibuat oleh dokter atau petugas kesehatan lain dalam rangka diagnosis dan penanganan pasien yang dimasukkan dan disimpan dalam bentuk penyimpanan elektronik (digital) melalui sistem komputer. “Electronic Medisal Record (EMR): an electronic sistem automate paper-base medisal record”

“Rekam Medis Elektronik (RME) adalah suatu sistem rekam medis yang menggunakan elektronik berdasarkan lembaran kertas/berkas rekam medis.”

Rekam medik elektronik merupakan catatan rekam medik pasien seumur hidup pasien dalam format elektronik tentang informasi kesehatan seseorang yang dituliskan oleh satu atau lebih petugas kesehatan secara terpadu dalam tiap kali pertemuan antara petugas kesehatan dengan klien.

Rekam meddik eletronic bisa diakses dengan komputer dari suatu jaringan dengan tujuan utama yaitu nenyediakan atau meningkatkan perawatan serta pelayanan kesehatan yang efisien dan terpadu. (Potter & Perry, 2009).

Rekam medik kesehatan elektronik adalah kegiatan komputerisasi isi rekam kesehatan dan proses elektronisasi yang berhubungan dengannya. Elektronisasi ini menghasilkan sistem yang secara khusus dirancang untuk mendukung pengguna dengan berbagai kemudahan fasilitas bagi kelengkapan dan keakuratan data, memberi tanda waspada, sebagai peringatan, tanda sistem pendukung keputusan klinik dan menghubungkan data dengan pengetahuan medis serta alat bantu lainnya.

Rekam Medis Elektronik bukanlah sistem informasi yang dapat dibeli dan di-install seperti paket word – processing atau sistem informasi pembayaran dan laboratorium yang secara langsung dapat dihubungkan dengan sistem informasi lain dan alat yang sesuai dalam lingkungan tertentu. Rekam Medis Elektronik merupakan sistem informasi yang memiliki framework lebih luas dan memenuhi satu set fungsi, menurut Amatayakul Magret K dalam bukunya Electronic Health Records: A Practical, Guide for Professionals and Organizations harus memenuhi kriteria sebagai berikut :

· Mengintegrasikan data dari berbagai sumber (Integrated data from multiple source).

· Mengumpulkan data pada titik pelayanan (Capture data at the point of care).

· Mendukung pemberi pelayanan dalam pengambilan keputusan (Support caregiver decision making).

2. Hal- hal Yang Dapat Disimpan Dalam Rekam Medik Elektronik:

a. Teks (kode, narasi, report)

b. Gambar (komputer grafik, gambar yang di-scan, hasil foto rontgen digital)

c. Suara (suara jantung, suara paru)

d. Video (proses operasi)

3. Maanfaat Rekam Medis Eletronik

Manfaat teknologi informasi dalam rekam kesehatan elektronik adalah memudahkan pekerjaan dokter dan kebutuhan pasien dalam mendapatkan layanan medis. Serta yang paling tinggi adalah mengurangi medical error dan meningkatkan keamanan pasien (patient safety). Salah satu peranan kecil teknologi informasi dalam tindakan pencegahan medical error, yakni dengan melakukan pengaturan rekam medis pada suatu sistem aplikasi manajemen rekam medis. Dengan adanya sistem aplikasi manajemen rekam medis, maka medical error dalam pengambilan keputusan oleh tenaga kesehatan dapat dikurangi karena setiap pengambilan keputusan akan berdasarkan rekam medis pasien yang telah ada. Berikut ini manfaat secara umum Rekam Medis Eletronic:

a. Penelusuran dan pengiriman informasi mudah

b. Bisa dikaitkan dengan informasi diluar rumah sakit

c. Penyimpanan lebih ringkas, data dapat ditampilkan dengan epat sesuai kebutuhan

d. Pelaporan lebih mudah dan secara otomatis

e. Kualitas data dan standar dapat dikendalikan

f. Dapat diintegrasikan dengan perangkat lunak pendukung keputusan.

g. Lebih cepat dan efisien dalam memberikan pelayanan kepada pasien

h. Keamanan data pasien yang berada di rumah sakit terjamin

i. Tidak membutuhkan kertas , sehingga dapat menghemat penggunaan kertas

j. Dapat melakukan copy cadangan informasi yang dapat diambil apabila terjadi kehilangan data yang asli.

k. Dapat memproses data yang banyak dalam waktu yang singkat.

l. Dapat mengurangi medical error.

4. Komponen Rekam Medik Eletronik

Menurut Johan Harlan, komponen fungsional RME, meliputi:

a. Data pasien terintegrasi

b. Dukungan keputusan klinik

c. Pemasukan perintah klinikus

d. Akses terhadap sumber pengetahuan

e. Dukungan komunikasi terpadu

5. Kriteria Rekam Medis Eletronik

a. Akses dapat di lihat dari berbagai tempat

b. Tampilan data dapat dilihat dari berbagai pendekatan

c. Data entry lebih terstruktur

d. Dilengkapi dengan sistem pendukung keputusan

e. Mempermudah dalam analisis data

f. Mendukung pertukaran data secara elektronik dan pemanfaatan data secara bersama – sama ( data sharing )

g. Dapat bersifat multimedia

6. Sistem Data Klinis Rekam Medik Eletronik

a. Rekam medis masing – masing pasien

Isi rekam medik individual hendaknya mencerminkan sejarah perjalanan kondisi kesehatan pasien mulai dari lahir sampai berlangsungnya interaksi mutakhir antara pasien dengan rumah sakit. Pada umumnya struktur rekam medik individual ini terdiri dari daftar masalah sekarang dan masa lalu serta catatan-catatan SOAP (Subjective, Objective, Assessment, dan Plan) untuk masalah-masalah yang masih aktif.

b. Rangkuman data klinis untuk konsumsi manajer rumah sakit, pihak asuransi (data claim), kepala unit klinis, dan institusi terkailt sebagai pelaporan. Suatu rangkuman data klinis yang penting misalnya mengandung jumlah pasien rawat inap menurut cirri-ciri demografis, cara membayar, diagnosis dan prosedur operatif.

c. Registrasi penyakit

Misalnya kanker, merupakan sistem informasi yang berbasis pada suatu komunitas atau wilayah administratif, mencakup semua kejadian penyakit tertentu (misalnya segala jenis kanker) di antara penduduk yang hidup d wilayah yang bersangkutan.

d. Data Unit Spesifik

Suatu sistem informasi mungkin diperlukan untuk mengelola unit tertentu di rumah sakit. Sebagai contoh, unit – unit farmasi, laboratorium, radiology dan perawatan memerlukan data inventory bahan-bahan habis pakai dan utilisasi jenis-jenis pelayanan untuk merencanakan dan mengefisienkan penggunaan sumber daya.

e. Sistem kepustakaan medik dan pendukung pengambilan keputusan klinis

Untuk menunjang keberhasilan pelayanan klinis kepada pasien diperlukan sistem untuk mengarahkan klinisi pada masalah spesifik, merekomendasikan keputusan klinis berbasis pada probabilitas kejadian tertentu.

f. Paspor kesehatan (patient-carried records)

Rangkuman medik yang dibawa pasien memungkinkan pelayanan kesehatan darurat di tempat-tempat yang jauh dari rumahnya. Rekam medik ini mungkin dalam bentuk kertas, microfiche atau smartcard format. (Sabarguna, 2005).

7. Kelebihan dan kekurangan Rekam Medik Eletronik

Menurut Thede (2008) penerapan rekam medik elektronik mempunyai beberapa kelebihan, diantaranya:

a. Dapat meminimalkan human eror, karena rekam medik elektronik dapat menghasilkan peringatan dan kewaspadaan klinik

b. Dapat berhubungan dengan sumber pengetahuan untuk penunjang keputusan layanan kesehatan

c. Rekam medik elektronik dapat melakukan pengambilan data sinyal biologis secara otomatis.

d. Dengan rekam medik elektronik dapat memasukkan data pasien dan memperoleh saran untuk penanganan pasien

e. Dengan rekam medik elektronik data rutin dapat langsung diperoleh (dalam bentuk siap olah) dari basis data rekam medik. Sedangkan data non rutin dapat dikumpulkan pada waktu pemeriksaan pasien dan dimasukkan dalam rekam medik.

Sedangkan menurut Sabarguna (2005) kelebihan rekam medik elektronik diantaranya:

a. Ketepatan waktu dalam pengambilan keputusan medik, sehingga mutu pelayanan atau asuhan akan semakin baik

b. Kemudahan penyajian data sehingga penyampaian informasi akan lebih efektif

c. Pembentukan database yang memungkinkan penelitian, simulasi dan pendidikan tenaga medik maupun paramedik, berdasarkan data yang nyata.

d. Efisiensi pemanfaatan sumber daya dan biaya dengan sistem penyediaan bahan (inventory) yang dapat menekan biaya penyimpanan, pemesanan barang maupun biaya stockout, manajemen utilisasi menyangkut tindakan atau prosedur yang tidak perlu, dan lain-lain.

Adapun menurut Thede (2008), kekurangan dari penerapan rekam medik elektronik adalah:

a. Membutuhkan investasi awal yang lebih besar daripada rekam medik kertas untuk pengadaan perangkat keras, lunak, dan biaya penunjang

b. Waktu yang harus disediakan oleh key person dan perawat dalam mempelajari sistem dan merancang ulang alur kerja memerlukan waktu yang lama.

c. Konversi Rekam medik kertas ke rekam medik elektronik memerlukan waktu, sumber daya, tekad dan kepemimpinan.

d. Resiko kegagalan pada sistem computer.

e. Problem dalam pemasukan data oleh petugas kesehatan

C. SISTEM INFORMASI GEOGRAFIS (GIS)

1. Definisi

Sistem Informasi Geografis adalah suatu sistem untuk mendayagunakan dan menghasil gunakan pengolahan dan analisis data spasial (keruangan) serta data non- spasial (tabular), dalam memperoleh berbagai informasi yang berkaitan dengan aspek keruangan, baik yang berorientasi ilmiah, komersil, pengelolaan maupun kebijaksanaan. Berikut adalah beberapa keuntungan penggunaan SIG (Hanafi. 2011).

Menurut Aronoff (1989), SIG adalah suatu sistem berbasis komputer yang memiliki kemampuan dalam menangani data bereferensi geografi yaitu pemasukan data, manajemen data (penyimpanan dan pemanggilan kembali), manipulasi dan analisis data, serta keluaran sebagai hasil akhir (output). Hasil akhir (output) dapat dijadikan acuan dalam pengambilan keputusan pada masalah yang berhubungan dengan geografi.

Menurut Chrisman (1997), SIG adalah sistem yang terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak, data, manusia (brainware), organisasi dan lembaga yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi-informasi mengenai daerah-daerah di permukaan bumi.

2. Sub Sistem SIG

SIG dapat diuraikan menjadi beberapa subsistem sebagai berikut :

a. Data Input

Subsistem ini bertugas untuk mengumpulkan, mempersiapkan, dan menyimpan data spasial dan atributnya dari berbagai sumber. Sub-sistem ini pula yang bertanggung jawab dalam mengonversikan atau mentransformasikan format-format data aslinya ke dalam format yang dapat digunakan oeh perangkat SIG yang bersangkutan.

b. Data Output

Sub-sistem ini bertugas untuk menampilkan atau menghasilkan keluaran (termasuk mengekspornya ke format yang dikehendaki) seluruh atau sebagian basis data (spasial) baik dalam bentuk softcopy maupun hardcopy seperti halnya tabel, grafik, report, peta, dan lain sebagainya.

c. Data Management

Sub-sistem ini mengorganisasikan baik data spasial maupun tabel-tabel atribut terkait ke dalam sebuah sistem basis data sedemikian rupa hingga mudah dipanggil kembali atau di-retrieve, diupdate, dan diedit.

d. Data Manipulation & Analysis

Sub-sistem ini menentukan informasi-informasi yang dapat dihasilkan oleh SIG. Selain itu sub-sistem ini juga melakukan manipulasi (evaluasi dan penggunaan fungsifungsi dan operator matematis & logika) dan pemodelan data untuk menghasilkan informasi yang diharapkan.

3. Komponen SIG

Menurut John E. Harmon, Steven J. Anderson, 2003, secara rinci SIG dapat beroperasi dengan komponen- komponen sebagai berikut :

a. Orang yang menjalankan sistem meliputi orang yang mengoperasikan, mengembangkan bahkan memperoleh manfaat dari sistem. Kategori orang yang menjadi bagian dari SIG beragam, misalnya operator, analis, programmer, database administrator bahkan stakeholder.

b. Aplikasi merupakan prosedur yang digunakan untuk mengolah data menjadi informasi. Misalnya penjumlahan, klasifikasi, rotasi, koreksi geometri, query, overlay, buffer, jointable, dsb.

c. Data yang digunakan dalam SIG dapat berupa data grafis dan data atribut.

1) Data posisi/koordinat/grafis/ruang/spasial, merupakan data yang merupakan representasi fenomena permukaan bumi/keruangan yang memiliki referensi (koordinat) lazim berupa peta, foto udara, citra satelit dan sebagainya atau hasil dari interpretasi data-data tersebut.

2) Data atribut/non-spasial, data yang merepresentasikan aspek-aspek deskriptif dari fenomena yang dimodelkannya. Misalnya data sensus penduduk, catatan survei, data statistik lainnya.

d. Software adalah perangkat lunak SIG berupa program aplikasi yang memiliki kemampuan pengelolaan, penyimpanan, pemrosesan, analisis dan penayangan data spasial (contoh : ArcView, Idrisi, ARC/INFO, ILWIS, MapInfo, dll)

e. Hardware, perangkat keras yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem berupa perangkat komputer, printer, scanner, digitizer, plotter dan perangkat pendukung lainnya.

Selain kelima komponen di atas, ada satu komponen yang sebenarnya tidak kalah penting yaitu Metode. Sebuah SIG yang baik adalah apabila didukung dengan metode perencanaan desain sistem yang baik dan sesuai dengan ‘’business rules’’ organisasi yang menggunakan SIG tersebut.

4. Tugas Utama SIG

Berdasarkan desain awalnya tugas utama SIG adalah untuk melakukan analisis data spasial. Dilihat dari sudut pemrosesan data geografik, SIG bukanlah penemuan baru. Pemrosesan data geografik sudah lama dilakukan oleh berbagai macam bidang ilmu, yang membedakannya dengan pemrosesan lama hanyalah digunakannya data digital. Adapun tugas utama dalam SIG adalah sebagai berikut :

a. Input Data, sebelum data geografis digunakan dalam SIG, data tersebut harus dikonversi terlebih dahulu ke dalam bentuk digital. Proses konversi data dari peta kertas atau foto ke dalam bentuk digital disebut dengan digitizing. SIG modern bisa melakukan proses ini secara otomatis menggunakan teknologi scanning.

b. Pembuatan peta, proses pembuatan peta dalam SIG lebih fleksibel dibandingkan dengan cara manual atau pendekatan kartografi otomatis. Prosesnya diawali dengan pembuatan database. Peta kertas dapat didigitalkan dan informasi digita tersebut dapat diterjemahkan ke dalam SIG. Peta yang dihasilkan dapat dibuat dengan berbagai skala dan dapat menunjukkan informasi yang dipilih sesuai dengan karakteristik tertentu.

c. Manipulasi data, data dalam SIG akan membutuhkan transformasi atau manipulasi untuk membuat data-data tersebut kompatibel dengan sistem. Teknologi SIG menyediakan berbagai macam alat bantu untuk memanipulasi data yang ada dan menghilangkan data-data yang tidak dibutuhkan.

d. Manajemen file, ketika volume data yang ada semakin besar dan jumlah data user semakin banyak, maka hal terbaik yang harus dilakukan adalah menggunakan database management system (DBMS) untuk membantu menyimpan, mengatur, dan mengelola data

e. Analisis query, SIG menyediakan kapabilitas untuk menampilkan query dan alat bantu untuk menganalisis informasi yang ada. Teknologi SIG digunakan untuk menganalisis data geografis untuk melihat pola dan tren.

f. Memvisualisasikan hasil, untuk berbagai macam tipe operasi geografis, hasil akhirnya divisualisasikan dalam bentuk peta atau graf. Peta sangat efisien untuk menyimpan dan mengkomunikasikan informasi geografis. Namun saat ini SIG juga sudah mengintegrasikan tampilan peta dengan menambahkan laporan, tampilan tiga dimensi, dan multimedia.

5. Jenis – Jenis Aplikasi SIG

Berikut ini adalah beberapa contoh aplikasi GIS di berbagai bidang:

a. Pengelolaan Fasilitas : Peta skala besar, network analysis, biasanya digunakan untuk pengolaan fasilitas kota. Contoh aplikasinya adalah penempatan pipa dan kabel bawah tanah, perencanaan fasilitas perawatan, pelayanan jaringan telekomunikasi.

b. Sumber Daya Alam: studi kelayakan untuk tanaman pertanian, pengelolaan hutan, perencanaan tataguna lahan, analisis daerah bencana alam dan analisis dampak lingkungan.

c. Lingkungan : pencemaran sungai, danau, laut, evaluasi pengendapan lumpur di sekitar sungai, danau atau laut, pemodelan pencemaran udara, dll.

d. Perencanaan : pemukiman transmigrasi, tata ruang wilayah, tata kota, relokasi industri, pasar, pemukiman, dll.

e. Ekonomi dan bisnis : penentuan lokasi bisnis yang prospektif untuk bank, pasar swalayan, mesin ATM, show room, dll.

f. Kependudukan : penyediaan informasi kependudukan, pemilihan umum, dll.

g. Transportasi: inventarisasi jaringan (seperti jalur angkutan umum), analisis rawan kemacetan dan kecelakaan, manajemen transit perencanaan rute, dll.

h. Telekomunikasi : inventarisasi jaringan, perizinan lokasi-lokasi BTS beserta pemodelan spasialnya, sistem informasi pelanggan, perencanaan pemeliharaan dan analisis perluasan jaringan, dll.

i. Militer : penyediaan data spasial untuk rute perjalanan logistic, peralatan perang, dll